In questo articolo spiego il significato di tre termini che vengono spesso utilizzati nella psicologia del lavoro: job description, job analysis, task analysis, profilo professionale.
La Job description
Cos’è una job description
la job description è una breve descrizione (1-3 pagine) di una posizione lavorativa esistente in una determinata impresa.
Per chi si occupa di orientamento possiamo dire un po’ rozzamente che la job description è un profilo professionale realizzato con riferimento a una azienda specifica.
Come è fatta una job description
In genere le informazioni contenute in una job description sono le seguenti:
- 1. nome della posizione. Esempio: addetto alla reception (tutti gli esempi che seguono sono riferiti a questa figura)
- 2. scopo della posizione. Esempio: accogliere e assistere i clienti dell’albergo durante la loro permanenza
- 3. collocazione gerarchica della posizione, cioè a quale posizione risponde e quali altre posizioni coordina. Esempio: risponde direttamente al direttore dell’albergo e eventuali rapporti con soggetti esterni
- 4. mansioni (cioè compiti principali) previsti dalla posizione lavorativa. Esempio: ricevere e registrare prenotazioni usando telefono e computer in modo da poter assegnare camere ai clienti, identificare i clienti esaminando e registrando su computer i dati dei loro documenti di identità, assegnare le camere ai clienti verificando al computer prenotazioni e disponibilità, fatturare il pagamento del soggiorno ai clienti usando computer e stampante, ricevere o verificare il pagamento del soggiorno da parte dei clienti utilizzando il computer e il terminale per la carta di credito, etc.
- 5. caratteristiche richieste per svolgere le diverse mansioni, ad esempio in termini di qualifiche, esperienze, conoscenze, capacità, tratti caratteriali
Eventuali dati aggiuntivi
A seconda dei motivi per cui la job description è realizzata possono essere aggiunti altri dati, quali ad esempio:
- settore aziendale a cui la posizione appartiene (se le posizioni esistenti nell’impresa sono raggruppate per settori, ad esempio: vendite, amministrazione, etc.)
- sede dove viene svolta la posizione (se l’impresa ha più sedi)
- data, realizzazione e ultimo aggiornamento della job description
- persona (e/o firma della persona) che l’ha approvata
- nome, data e firma della persona che ricopre quella posizione
- numero di persone in impresa che ricoprono quella posizione (più altri eventuali dati significativi quali ad esempio retribuzione o costo medio di un addetto che ricopre quella posizione)
- possibilità e modalità di carriera
- abbigliamento specifico o strumenti tecnici utilizzati nelle diverse mansioni. Esempio: computer, cassa, lettore carte di credito, etc.
- condizioni di lavoro inclusi possibili rischi. Ad esempio: lavoro non adatto a persone che hanno difficoltà di deambulazione
- orario di lavoro
- livelli di prestazione minimi o desiderati (ad esempio –addetto alla reception- deve essere in grado di assistere efficacemente almeno 2.000 clienti all’anno) e criteri di valutazione (esempio: non più di 5 reclami al mese da parte di clienti, non più di 2 errori di fatturazione al mese, etc.)
A cosa serve una job description
La job description è uno degli strumenti per una gestione moderna di organizzazioni di medie e grandi dimensioni. Viene utilizzata per:
- la selezione del personale: la job description indica le caratteristiche richieste per svolgere le diverse mansioni, caratteristiche da ricercare nei candidati
- la valutazione del personale: la job description indica su quali compiti il dipendente/collaboratore deve essere valutato e quali sono le caratteristiche necessarie per svolgere bene una determinata mansione. Può indicare anche gli standard minimi o ottimali di prestazione.
- la formazione del personale: la job description indica quali compiti il dipendente/collaboratore deve essere in grado di svolgere bene e le caratteristiche richieste. Permette così di identificare su quali temi il dipendente/collaboratore debba essere formato nel caso non abbia mai svolto quella determinata mansione o non riesca a svolgerla in maniera ottimale.
La Job analysis
Cos’è la job analysis
Una parte delle informazioni contenute nella job description vengono ottenute tramite la job analysis (analisi della posizione).
La job analysis è una analisi approfondita dei compiti principali (mansioni) propri di una determinata posizione lavorativa.
Come fare una job analysis
La job analysis può essere condotta utilizzando uno o più dei seguenti sistemi:
- intervista con una o più persone che ricoprono la posizione
- focus group con persone che ricoprono la posizione
- intervista coi superiori persone che ricoprono la posizione
- osservazione diretta o videoregistrata della persona che ricopre la posizione
- questionari a persone che ricoprono la posizione o ai loro superiori
- esame di mansionari, manuali delle procedure, profili professionali, contratti di lavoro e altre fonti scritte.
Quali sono le domande per fare una job analysis
Le principali domande per fare una job analysis sono le seguenti.
Innanzitutto, se non è chiaro dalla job description, faremo una serie di domande di carattere generale per capire la posizione della persona che svolge quel determinato ruolo nell’impresa e nel processo produttivo. Ad esempio:
- qual è il nome del suo ruolo (cioè del lavoro che svolge)? Può farmi una breve descrizione?
- a chi risponde, con chi collabora all’interno e all’esterno della sua impresa, chi risponde a lei?
- quali sono gli obiettivi principali del suo ruolo?
A questo punto passo a domande specifiche che hanno lo scopo di approfondire le mansioni caratteristiche (cioè i compiti tipici) del ruolo.
Qui posso usare vari approcci.
Individuare i compiti principali: partire dall’obiettivo del lavoro
Un approccio consiste nel partire dall’obiettivo del lavoro e procedere a ritroso identificando i diversi compiti che rendono possibile il raggiungimento dell’obiettivo. Nello schema qui sotto partiamo cioè da sinistra e andiamo verso destra (What needs to be done?).
Ad esempio prendiamo in considerazione il lavoro (cioè il ruolo) di pizzaiolo. L’obiettivo del lavoro è preparare piatti con pizze pronte per essere consegnate al cameriere che le porterà ai tavoli.
Farò le seguenti domande: Che cosa deve fare perché la pizza sia pronta per essere portata ai clienti? Il pizzaiolo mi dirà: Devo farcire la pizza che ho appena messo nel piatto, e poi a ritroso: devono controllare la cottura, la devo infornare, devo condire il disco di pasta, devo stendere il disco di pasta dalla pallina, devo far lievitare la pasta fatta a pallina, devo impastare farina e acqua per produrre la pasta.
A questo punto posso individuare una serie di attività principali:
- farcire la pizza
- cuocere la pizza
- condire il disco di pasta
- trasformare la pallina in un disco di pasta
- produrre una pallina di pasta lievitata.
Ogni attività principale sarà a sua volta scindibile in attività secondarie, ad esempio per produrre una pallina di pasta lievitata dovrò:
- selezionare gli ingredienti (farina, lievito, sale, acqua)
- ordinare gli ingredienti
- immagazzinare gli ingredienti
- mescolare farina, acqua, sale, lievito creando una pasta elastica ma non appiccicosa
- mettere la pasta fatta a pallina a riposare in modo da favorire la lievitazione
In genere posso individuare anche sotto compiti, ad esempio mettere la pasta a riposare richiede di:
- ordinare, immagazzinare, lavare e asciugare (metto tutto nella stessa riga per brevità) dei contenitori di plastica
- parzionarie la pasta formando una pallina
- infarinare la pallina
- depositare la pasta nel contenitore di lievitazione
- coprire il contenitore con un panno pulito (e di nuovo dovrò ordinare, immagazzinare, tenere pulito il panno, metto tutto assieme per brevità)
- mettere il contenitore in un posto al buio e a una certa temperatura ambientale
Individuare i compiti principali: chiedere i compiti principali direttamente alla persona
In questa modalità chiederò direttamente alla persona Quali sono i compiti più importanti del suo ruolo? Il pizzaiolo immagino mi risponderà:
- farcire la pizza
- cuocere la pizza
- condire il disco di pasta
- trasformare la pallina in un disco di pasta
- produrre una pallina di pasta lievitata.
Individuare i compiti principali: partire dalla descrizione o osservazione di tutti i compiti
Una terza modalità è chiedere alla persona di dirci tutti i compiti necessari per arrivare a un certo risultato, e poi chiedere alla persona di prioritarizzare. Partiamo qui dal lato destro della slide qui sopra e risaliamo verso la sinistra (What for?)
Ammettiamo cioè che il pizzaiolo mi faccia un elenco di compiti diversi, ad esempio che mi dica:
- cuocere il disco di pasta
- stendere il pomodoro sul disco di pasta
- parzionarie la pasta formando una pallina
- accendere il forno
- infarinare la pallina
- modellare un disco di pasta coi bordi alti (il cornicione della pizza napoletana)
- salare la pasta
- tagliare il prosciutto cotto per la farcitura
- etc.
A questo punto chiederò al pizzaiolo ogni azione quale altra azione direttamente collegata rende possibile, ad esempio il pizzaiolo mi spiegherà che infarinare la pallina è una fase del processo più generale far lievitare una pallina di pasta.
Domande di approfondimento
Una volta che con una delle tecniche ho individuato i compiti principali farò domande di approfondimento del tipo:
- qual è la frequenza di ciascuno dei compiti principali
- quanto tempo richiede ciascuno di essi
- quali compiti sono più importanti
- quali compiti sono più difficili
- quali sono i materiali, l’equipaggiamento e/o le attrezzature necessarie per svolgere i diversi compiti
- quali sono i risultati tangibili e intangibili di ciascuno dei compiti elencati (se non è chiaro)
- qual è la sequenza delle principali azioni necessarie per svolgere ciascun compito (se non è chiaro)
- quali sono i criteri di valutazione di ogni compito e some possono essere misurati
- quali sono le caratteristiche personali ottimali per svolgere ciascuno dei diversi compiti in termini di qualifiche, esperienze, conoscenze, capacità, tratti di personalità.
Nella descrizione dei compiti principali è utile seguire uno schema di questo tipo:
soggetto + verbo d’azione + chi/che cosa + con quali strumenti + a quale scopo
Esempio: il receptionist + riceve e registra + prenotazioni + usando telefono e computer + in modo da poter assegnare camere ai clienti
Esistono due diversi sistemi per ricavare le caratteristiche personali richieste per lo svolgimento delle diverse mansioni.
La Task analysis
Cos’è la task analysis
La task analysis è l’analisi approfondita di una mansione, cioè di uno dei compiti o delle attività svolte in una posizione lavorativa.
Come fare una task analysis
Per ogni mansione vengono analizzate le attività manuali e mentali necessarie per svolgerla, le diverse le diverse azioni che la compongono, durata, frequenza, condizioni ambientali, attrezzature e vestiario necessario e ogni altro elemento significativo per il suo svolgimento.
Perché fare una task analysis
La task analysis è la base per la realizzazione delle job descriptions, ma può essere realizzata (in questi casi con un approfondimento maggiore) anche per altri scopi, ad esempio:
- per ridurre o capire i motivi per cui si è verificato un infortunio
- per migliorare le modalità di lavoro
- per progettare o modificare un macchinario o un software
Il Profilo professionale
Cos’è un profilo professionale
Il profilo professionale è una job description decontestualizzata.
La job description cioè viene realizzata con riferimento a una determinata impresa, mentre il profilo professionale costituisce un profilo ideale e generico di una determinata posizione lavorativa diffusa nel mondo produttivo.
La precisazione ‘diffusa’ è necessaria perché è possibile mettere a punto profili professionali solo quando una posizione lavorativa con caratteristiche simili esiste in un numero significativo di imprese.
Il continuo cambiamento del mondo produttivo porta un costante oblio/creazione/trasformazione di profili professionali.
Una raccolta di profili professionali viene chiamata repertorio professionale.
Per un approfondimento vedi il mio articolo: Profili e repertori professionali. Informazioni per Orientatori.
A cosa servono i profili professionali
I profili professionali servono soprattutto:
- per l’orientamento. L’operatore di orientamento invita i propri clienti a leggere profili professionali quando è necessario far loro approfondire la conoscenza del mondo delle professioni.
- per mettere a punto corsi di formazione.
Articolo contenuto sul sito www.orientamento.it. Autore Leonardo Evangelista. Leonardo Evangelista si occupa di orientamento dal 1993. © Riproduzione riservata. Vedi le indicazioni relative a Informativa Privacy, cookie policy e Copyright.